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人事档案相关问题存疑惑?兴港投资HR为您解答

来源:兴港投资时间:2019-01-21 08:49:38

导语:2017年,兴港投资获批人事档案自主管理资格,成为航空港实验区首家具有人事档案自主管理权的企业。经过一年时间的完善,公司人事档案管理的软硬件设施已全部建成,近期将启动人事档案集中管理工作。

此前,小编曾发布人事档案知识科普帖,并对兴港投资人事档案库房进行探访,不少小伙伴在后台留言,希望将流动在外的人事档案转移至公司。那么,企业集中管理人事档案对员工有什么?#20040;Γ?#36716;接?#20013;?#22914;何办理?又有哪些注意事项?兴港投资人力资源部HR一一为您解答。

1.人事档案是什么?为什么会有人事档案?

答:人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动过程中形成并经组织审查或认可的,记述?#22836;?#26144;人员经历和德才表现等情况的、以个人为单位的组卷,按照有关规定整理,由组织集中保存的以备查考的文字等?#38382;?#30340;历史记录。人事档案是干部档案、工人档案、学生档案、军人档案的总称,是国家档案管理体?#26723;?#37325;要组成部?#37073;?#23427;是全面地、历史地考察了解和正确使用人才的主要依据。

人事档案产生于人事管理活动,有了对人的管理,就有了对人进行记录和管理的人事档案。

2.人事档案里面包含什么材?#24076;?/strong>

答:人事档案的内容因个人情况而各不相同,但总体上来讲,反映人事档案内容的材料主要包括以下十个方面: (1)履历材?#24076;?2自传及属于自传性?#23454;?#26448;?#24076;?3)鉴定、考核、考察材?#24076;?4)学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材?#24076;?5) 政审材?#24076;?6)加入党团材?#24076;?7)奖励材?#24076;?8)违反党纪、政纪、国法等材?#24076;?9)工资材?#24076;?#24178;部任免材?#24076;?#24405;用、聘干、解聘、辞聘、退休、转?#26723;?#23457;批材?#24076;?#20986;国、出境、党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会登记表;(10)其他可供组织参考有保存价?#26723;?#26448;料。

3.人事档案有什么用?

答:人事档案?#32622;?#21035;类地记载着个人的工作情况、学习经历、奖惩情况、党团情况、调动情况等,校园学习、就业升职、办理社保退休、证明?#36164;?#20851;系、政审等都需要用到。

4.如何查阅人事档案?

答:因工作需要,上级有关部门、集团公司、子集团及权限范围内三级企?#26723;?#32452;织、人力资源管理部门按?#23637;?#23450;程序,可查阅人事档案,其他单位?#26696;?#20154;确因工作原因需要查阅的,按照隶属关系或人事关系由上述单位或部门代为查借阅。

5.什么情况下人事档案需要转接?

答:高校毕业生毕业离校或在职员工辞职、调动工作时,通常会办理人事档案转接?#20013;?/p>

6.人事档案如何转递?

答:人事档案传递原则上应通过机要交通传递或派专人取送,调出或辞职人员档案按接收单位要求协助转递。

7.档案管理单位收集人事档案材料的标准是什么?

答:形成和收集人事档案材料是人事档案工作中的起始?#26041;冢?#23427;的质量好坏直接影响人事档案材料的鉴别、整理工作,也会影响到人事档案作用的发挥。为此,收集人事档案材料必须符合以下四个方面的质量要求:

(1)必须是办理完毕的正式材料。正在办理过程中的材?#24076;?#19981;能作为人事档案材料归入档案。

(2)材料的内容要真实完整。

(3)材料?#20013;?#35201;完备。形成归档的材?#24076;?#24517;须签署时间、单位或个人名称,组织形成的必须加盖公章。

(4)用纸规格、书写规范。人事档案材?#24076;?#24212;统一规格办公用纸,不得使用破损纸张。材料不得使用圆珠笔、铅笔,或红色?#25353;?#34013;墨水和复写纸书写。文字要清楚,不得圈改、涂抹。左边要留出一定的空位置,便于?#23736;?/p>

8.为什么要进行人事档案整理?

答:第一,整理工作是将杂乱零散的人事档案材料转化为有条理、有系统的人事档案的必经之路。未经整理的档案材?#29616;?#26159;构成人事档案的因素,并不能称之为档案。人事档案材?#29616;?#26377;经过整理,并转化为工作后,才称得上科学意义上的人事档案。

第二,整理工作是保证人事档案完整与安全的重要手段。档案材料经过整理?#23736;?#33021;够有效地防止和纠正零散材料在查阅和转递过程中的错装、混装等差错;能够有效地避免或防止材料散失;维护人事档案的完整与安全。

第三,整理工作是加强人事档案保管工作的重要基础。未经整理的档案杂乱无章、眉目不清,查阅时不得不将所有材料件件过目,这样既增加了查阅的困难,易出差错,又容易损?#26723;?#26696;材料。

第四,整理工作是方便快捷利用人事档案的重要条件。档案经过整理,可以检查材料收集有无遗漏或重复,检验鉴别工作质量,促进材料的收集归档和鉴别工作。同时,?#32622;?#21035;类、排列有序的人事档案可使阅档者有规律可循,从而提高利用效率。

9.我的人事档案材料有?#31508;В?#21738;些材料需要本人补办?哪些材料是公司可以代为补充的?

答:员工在学校、原单位产生相关材料?#31508;?#39035;由本人补办;员工在现单位期间产生的相关材料由公司进行收集归档。

10.人事档案寄存在原单位、人才中心和现单位有什么区别?

答:人事档案寄存在原单位、人才中心,会造成员工在现单位产生的一些重要材料不能及时归档,影响员工升学、调动、晋升、奖惩、以及评审职称、考取编制、开具证明等事项。

11.我的档案放在公司安全吗?

答:安全。公司目前配备有?#30340;?#39046;先的档案管理设备,库房满足国标“十防”要求,且具有科学合理的档案管理制度和流程体系,配有1名专职人员管理,档案管理安全、规范。

12.什么情况下需要调阅人事档案?

答:目前计算工龄、工作流动、考?#23567;?#32771;公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案。

13.如因个人需要调用,我的人事档案能否随用随取?需要走什么流程?

答:个人确因工作原因需查阅档案的,可向其所在单位人力资源管理部门提出申请,?#21892;?#20195;为查借阅。

14.如果离职或者退休,存在公司的人事档案将何去何从?

答?#21644;?#20241;员工的人事档案仍由原人事档案管理机构继续保管;离职员工应按规定将人事档案转移至新工作单位或人才中心。

集团公司人力资源部将于近期举办专题培训,届时将对重点问题进行更详尽的解答。(文/人力资源部 徐磊 李经?#24120;?/p>




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